УТВЪРЖДАВАМ:

Директор на ДПБ:

/Ст. Хаджимитова/

Правилник  за вътрешния ред на Джендър проект в България /ДПБ/

 

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

 

Този Правилник определя етичните норми и правилата за поведение на екипа работещи в ДПБ и има за цел да повиши общественото доверие в техния професионализъм и морал, както и да издигне престижа на фондацията.

 

Чл. 1. Процедури за контрол при одобряване на разходи свързани с реализацията на проекти и с общото функциониране на организацията

(1). Системата за финансово управление и контрол се регламентира като политики и процедури, въведени от ръководството на организацията с цел да се осигури

разумна увереност, че целите й ще бъдат постигнати чрез:

а/ съответствие със законодателството, вътрешните актове и договори;

б/надеждност и всеобхватност на финансовата и оперативната информация;

в/икономичност, ефективност и ефикасност на дейностите

 

(2). Директорът е лицето оторизирано да разрешава/одобрява разходите, съгласно разписаните политики и процедури. Той/тя:

а/ разпределя отговорностите;

б/ осъществява предварителен контрол;

в/ контролира документирането, архивирането и съхраняването на информацията

Чл. 2. Дейността си работещите осъществяват като:

(1) Строго спазват законодателството в Република България

(2) Строго спазват принципите на законност, лоялност, честност, безпристрастност, компетентност, политическа неутралност, отговорност, зачитане на личността и отчетност.

(3) В зависимост от функциите, които изпълняват, осъществяват действия, предлагат и вземат решения, водещи до укрепване на доверието в ДПБ.

(4) Извършват дейността си обективно, компетентно и добросъвестно, като

използват и прилагат знанията и опитът, които притежават, и се стремят непрекъснато да подобряват работата.

(5) Не накърняват престижа на ДПБ, не само при изпълнение на служебните си задължения, но и в своя обществен и личен живот.

(6) Поставят пред директора открито и честно проблемите, с които се сблъскват в процеса на работа или при изпълнението на възложените им задачи,  с цел разрешаването им

(7) Не допускат в своята работа да бъдат повлияни от свои или чужди политически

пристрастия.

(8) Уведомяват своевременно прекия си ръководител/директора за наличието на обстоятелства, възпрепятстващи явяване в офиса/мероприятие/ изпълнението на възложените им служебни задължения, независимо от причината за това

Чл. 3 Взаимоотношения с колеги/партньори/дарители

(1) Работещите са длъжни да предоставят без забавяне в 3-дневен максимален срок информация по искания/запитвания на партньори и институции.

(2) В отношенията с колегите си работещите проявяват уважение, коректност и толерантност, като не допускат поведение, което накърнява достойнството и

правата на отделната личност.

(3) Уважават мнението на колегите си и се съобразява с правото им на

личен живот.

(4) Проявяват готовност да окажат помощ и съдействие на своите колеги при изпълнение на служебните им задължения, в рамките на своята компетентност

(5) Не се допуска отправянето на обидни квалификации и дискриминационно отношение между работещите

 

Чл. 4 Конфликт на интереси

(1) Работещите  не могат да участват при обсъждането, подготовката, вземането и изпълнението на решения, когато те или свързано с тях лице са заинтересовани от съответното решение или когато имат със заинтересованите лица отношения, пораждащи основателни съмнения в тяхната безпристрастност.

(2) При възлагането на служебна задача, чието изпълнение може да доведе до

конфликт между служебните им задължения и частните им интереси, работещите следва своевременно да уведомят своя пряк ръководител/директора.

(3) Служители, на които станат известни факти и обстоятелства за възникнал

конфликт на интереси в ДПБ, са длъжни да предприемат необходимите мерки за

изясняване на въпроса.

(4) При съмнения дали дадена дейност е съвместима със служебните им

задължения, работещите трябва да обсъдят това със своя пряк ръководител/директора

(5) Работещите не могат да използват служебното си положение за осъществяване на свои лични или на семейството си интереси.

(6) Работещите не участват в каквито и да са сделки, които са несъвместими с

тяхната длъжност, функции и задължения.

(7) Работещите, напуснали ДПБ, не трябва да злоупотребяват с информацията, която им е станала известна във връзка с длъжността, която са заемали, или с функциите, които са изпълнявали.

 

Чл. 5 Процедури за движение и съхраняване на проектната документация

(1) Документацията по даден проект се съхранява на хартиен и магнитен носител, като   периодично се архивира

(2). Всеки води кореспонденцията си и подрежда работната си документация редовно и във вид, който позволява на другите членове на екипа да боравят с нея – не се въвежда парола за достъп; в папка „Gender” се слагат само документи, с които се стартира и/или приключва проект/кампания/задача като договори; отчети, графици, протоколи и / или особено важна кореспонденция.

(3). Координаторът на проекта изготвя досие с цялата документация на проекта, което се съхранява на хартиен и магнитен носител. Спазва сроковете за съхранение на цялата документация - всички разходооправдателни документи, отчетни документи технически доклади и т.н.

Чл. 6 Други правила за професионално поведение

(1) Работещите противодействат на корупционни прояви и не допускат да бъдат поставяни във финансова зависимост или в друга обвързаност от външни лица или организации, както и да искат и да приемат подаръци, услуги, пари, облаги или други ползи, които могат да повлияят на изпълнението на служебните им задължения, на техните решения или да нарушат професионалният им подход по определени въпроси.

(2) Документите и данните в ДПБ могат да се използват от работещите само за изпълнение на служебните им задължения при спазване на правилата за защита на информацията, данните и личната информация на гражданите.

(3). Прилагането на необходимите технически и организационни мерки за защита на личните данни се осъществява от администратора на лични данни и  от определено от него лице по защита на личните данни. Лицето отговарящо за личните данни е запознато и инструктирано за  задълженията да спазва процедурите по видовете защита - физическа, персонална, документална, защита на автоматизирани информационни системи и/или мрежи

(4) Работещите са длъжни да не разгласяват факти и сведения, станали им

известни при или по повод изпълнение на служебните им задължения, освен в изрично посочените от закона случаи.

(5) Работещите трябва да предприемат необходимите действия с цел гарантиране

на сигурността и недопускане на неразрешено разкриване на защитената информация и/или данни и информация от служебните компютри.

(6) При изпълнение на служебните си задължения работещите опазват повереното им имущество с грижата на добър стопанин и не допускат използването му за лични цели.

(7) Работещите са длъжни своевременно да информират прекия си ръководител/директора, при загуба или повреждане на имущество, документи или данни на ДПБ.

(8) Работещите нямат право да предоставят достъп до служебно имущество и

документи на ДПБ на външни лица или членове на семейството си, освен в изрично предвидените от закона случаи.

 

Чл. 7 Административни правила за поведение в офиса

(1). Членовете на eкипа на ДПБ  се отнасят с грижата на добър стопанин към имуществото в офиса, в т.ч. пестят електроенергията. При умишлена и злонамерена повреда на имущество, то се възстановява от виновното лице.

(2). Всеки член на колектива поддържа добра хигиена на работното си място и се грижи за измиването на своите съдове, както и на тези, които са на нейните/неговите гости.

(3). Не се разрешава използването на техниката за лични цели, с изключение на случаите, при които е взето специално разрешение. В работно време не се разрешава използване на Интернет за дейност извън свързаната със задачите на ДПБ.

(4). Всеки член на екипа работи само на компютъра, който му е предоставен. Без разрешение не се изтрива информация от който и да е компютър и особено от общата папка “Gender”.

(5). При напускане на офиса, членовете на екипа са задължени да затворят добре всички прозорци и врати и да включат алармената инсталация. Кодът на алармената инсталация е строго секретен и се знае само от членовете на екипа. При напускане на член на екипа, директорът е длъжен да смени кода на алармената инсталация.

(6). Разговорите по телефона са кратки и по същество.

(7). Не се изнасят от офиса консумативи, учебни и други материали, освен при дадено разрешение от директора.

(8) Работещите следва да изглеждат по начин, подходящ за средата, в която

работят, като облеклото им следва да бъде съобразено с общоприетите норми на

представителност и да съответства на имиджа на ДПБ.

 

.МЕРКИ ПО ПРИЛАГАНЕ

 

Чл. 8. Този Правилник има задължителен характер и е част от преките задължения,

на работещите в ДПБ.

Чл. 9. Правилникът следва да се доведе да знанието на всички служители на

ДПБ за сведение и изпълнение, като запознаването със съдържанието се

удостоверява от всеки служител лично, с подпис

Чл. 10. При първоначално встъпване в длъжност прекият ръководител/директора е длъжен да запознае служителя с разпоредбите на този Правилник срещу подпис

Чл. 11 Директорът запознава всеки нов член на колектива с Единните вътрешни правила за контрол и предотвратяване изпирането на пари и финансирането на тероризма, приети на 1.11.2004 г.

Чл. 12. При осъществяването на действия, несъвместими с поведението по този

Правилник, служителят следва да бъде освободен и договора му/й да бъде прекратен

 

 

София, 2004 г.